// Handleiding
01
Ga naar Instellingen → Bedrijfsprofiel en vul je bedrijfsgegevens in. Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer verschijnen automatisch op je Purchase Orders. Upload optioneel je logo — dit wordt op alle PO’s geplaatst.
02
Ga naar Instellingen → Gebruikers en voeg je collega’s toe. Kies de juiste rol: Admin, Manager, Inkoper, Magazijn, IT-beheer of Alleen-lezen. Elke medewerker ontvangt een beveiligde inloglink per e-mail — geen wachtwoord nodig.
03
Ga naar Leveranciers → Nieuwe leverancier en leg de gegevens vast. Bedrijfsnaam, contactpersoon en e-mailadres worden automatisch gebruikt in je Purchase Orders.
04
Ga naar Aanvragen → Nieuwe aanvraag en beschrijf wat je wilt bestellen. AI valideert de aanvraag direct op volledigheid en budget. Sla op als concept of dien direct in ter goedkeuring.
05
Ga naar Goedkeuringen om openstaande aanvragen te beoordelen. Keur goed of wijs af met één klik. Na goedkeuring wordt automatisch een Purchase Order PDF aangemaakt en ontvangt de inkoper een melding.
06
Ga naar Facturen → Nieuwe factuur en upload de ontvangen factuur als PDF. AI leest alle gegevens automatisch uit en koppelt aan de bijbehorende inkooporder. Het systeem controleert of bedrag en leverancier overeenkomen (3-way matching).
// Veelgestelde vragen
Zijn dit alle functies van Hixly?
Nee, deze handleiding behandelt alleen de basis om je op weg te helpen. Hixly biedt veel meer mogelijkheden zoals voorraadbeheer met scannen via de camera, ontvangst en retouren melden, offertes vergelijken, contractbeheer, geavanceerde analytics en uitgebreide goedkeuringsflows. Ontdek alle functies via jouw persoonlijke omgeving of stuur een mail naar support@hixly.nl.
Wat als mijn leverancier nog niet in het systeem staat?
Voeg hem toe via Leveranciers → Nieuwe leverancier voordat je een aanvraag indient. Je kunt ook eerst een concept aanvraag opslaan en de leverancier later koppelen.
Kan ik een aanvraag aanpassen na indiening?
Zolang de aanvraag nog niet goedgekeurd is kun je hem terugtrekken en als concept bewerken.
Wat als de factuur afwijkt van de bestelling?
Het systeem signaleert automatisch een afwijking. Je kunt de factuur dan handmatig controleren en alsnog goedkeuren of afwijzen.
Ons team helpt je graag op weg. Stuur een mail naar support@hixly.nl en we reageren binnen één werkdag.
Neem contact op →
Het AI-gedreven procurement platform voor het MKB. Beveiligd, modulair en maandelijks opzegbaar.