// Juridisch
Algemene Voorwaarden
Versie 1.0 · Geldig vanaf 30 september 2026
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Hixly, eenmanszaak (hierna: “Hixly”), gevestigd te Medelsestraat 33, 4005 VB Tiel, KVK 78256674, btw-id NL003307106B84, en haar klanten (hierna: “Klant”) bij het gebruik van het Hixly-platform.
1. Definities
• Platform: de webapplicatie Hixly, toegankelijk via een klantspecifiek subdomein op hixly.nl
• Tenant: de bedrijfsomgeving van de Klant binnen het platform
• Gebruiker: een medewerker of beheerder die namens de Klant toegang heeft tot het platform
• Module: een optionele uitbreiding op het basisabonnement (Voorraad, Contracten, Spend Analytics, Advanced Analytics, etc.)
• Abonnement: de overeenkomst voor toegang tot het platform, per maand of per jaar
2. Totstandkoming overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een abonnement afsluit via een van onze vertrouwde betaalmogelijkheden en de betaling succesvol is verwerkt. Hierna wordt automatisch een bedrijfsomgeving aangemaakt en ontvangt de Klant een inloglink per e-mail.
Hixly is uitsluitend beschikbaar voor bedrijven en organisaties gevestigd in Nederland.
3. Abonnementen en prijzen
Abonnement — Prijs — Max. gebruikers
Starter — €49 per maand (jaarlijks €39 per maand) — 5
Business — €129 per maand (jaarlijks €99 per maand) — 15
Enterprise — Op maat — Onbeperkt
Voorraadbeheer is bij elk abonnement inbegrepen.
Alle genoemde prijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.
Add-on modules
Module — Prijs
Contractmodule — €19 per maand
Spend Analytics — €19 per maand (inbegrepen bij Business en Enterprise)
Advanced Analytics (bevat Spend Analytics) — €29 per maand
Multi-locatie — €39 per maand
API & Webhooks — Op aanvraag
White-label — €49 per maand
Modules kunnen op elk moment worden geactiveerd of opgezegd via Instellingen → Abonnement in het systeem, per maand of per jaar. Een nieuwe module is direct na betaling beschikbaar; een opgezegde module blijft actief tot het einde van de betaalperiode.
4. Betaling
Betalingen worden per betaalperiode (maandelijks of jaarlijks) vooraf geïncasseerd via een van onze vertrouwde betaalmogelijkheden. Hixly slaat geen betaalkaartgegevens op. Bij mislukte betaling behoudt Hixly zich het recht voor om toegang tot het platform op te schorten totdat de openstaande betaling is voldaan.
5. Opzegging
De Klant kan het abonnement op elk moment opzeggen via de systeeminstellingen. Na opzegging blijft het platform toegankelijk tot het einde van de lopende betaalperiode. Sluit de Klant binnen 90 dagen daarna opnieuw een abonnement af met het e-mailadres van een beheerder, dan wordt de bestaande bedrijfsomgeving met alle gegevens hersteld. Daarna begint de Klant met een nieuwe, lege omgeving (zie de verwerkersovereenkomst, artikel 10).
Hixly kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij misbruik van het platform of schending van deze voorwaarden, zoals beschreven in artikel 7.4.
Bewaren van gegevens. Zolang het abonnement loopt, bewaart Hixly de gegevens van de Klant, met een maximum van 15 jaar. Afgeleverde aanvragen, aanvragen die langer dan een week geleden zijn afgewezen en gegevens ouder dan 10 jaar worden gearchiveerd: ze blijven via het archief en de zoekfunctie te vinden. Na 15 jaar worden gegevens automatisch verwijderd. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor haar wettelijke bewaarplicht en exporteert haar gegevens tijdig, in ieder geval vóór het einde van het abonnement.
6. Herroepingsrecht en restitutie
Hixly richt zich uitsluitend op zakelijke klanten (B2B). Het wettelijk herroepingsrecht voor consumenten is niet van toepassing op overeenkomsten tussen bedrijven.
Betaalde abonnementstermijnen worden niet gerestitueerd. Na opzegging blijft het platform toegankelijk tot het einde van de lopende betaalperiode. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor de volgende periode na opzegging.
7. Toegang en gebruiksrecht
7.1 Hixly geeft de Klant toegang tot het platform voor eigen gebruik, binnen de grenzen van het gekozen abonnement. Het is niet toegestaan het platform door te verkopen of aan derden beschikbaar te stellen, tenzij anders afgesproken.
7.2 De Klant zorgt ervoor dat haar gebruikers deze voorwaarden naleven en is verantwoordelijk voor alles wat onder haar accounts gebeurt. Inloglinks en accounts zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. Vermoedt de Klant misbruik, bijvoorbeeld een doorgestuurde inloglink of een vertrokken medewerker die nog toegang heeft, dan meldt zij dit direct aan support@hixly.nl en verwijdert zij de betreffende gebruiker. Een gekoppeld apparaat in de magazijn-app mag door meerdere medewerkers worden gebruikt. Zijn er pincodes ingesteld, dan meldt elke medewerker zich met een eigen pincode aan en houdt die geheim. Een apparaat dat kwijt of gestolen is, ontkoppelt de Klant direct via Instellingen → Apparaten.
7.3 De Klant is verantwoordelijk voor de gegevens en bestanden die in het platform worden ingevoerd en geüpload, en zorgt ervoor dat zij daartoe gerechtigd is. Het is niet toegestaan om:
• de software te kopiëren, aan te passen, te decompileren of terug te rekenen (reverse engineering);
• beveiligingsmaatregelen te omzeilen of te testen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hixly;
• het platform te overbelasten of geautomatiseerd gegevens op te vragen buiten de daarvoor bedoelde functies (scraping);
• bestanden met virussen of andere schadelijke code te uploaden;
• het platform te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden of op een manier die Hixly, andere klanten of derden schaadt.
7.4 Handelt de Klant of een gebruiker in strijd met dit artikel, dan kan Hixly, afhankelijk van de ernst:
a. de Klant schriftelijk waarschuwen en een redelijke termijn geven om de schending te herstellen;
b. de toegang van de betreffende gebruiker of van de hele bedrijfsomgeving tijdelijk blokkeren, als de schending niet op tijd wordt hersteld of zich herhaalt;
c. de overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen of ontbinden bij een ernstige of herhaalde schending, zonder terugbetaling van vooruitbetaalde bedragen.
Bij acuut gevaar voor de beveiliging of beschikbaarheid van het platform, of voor andere klanten, kan Hixly de toegang direct blokkeren. De Klant wordt daarover zo snel mogelijk geïnformeerd.
7.5 De Klant vergoedt de schade en de redelijke kosten, zoals herstel en onderzoek, die Hixly lijdt door een schending van dit artikel.
7.6 Ook na blokkering of beëindiging blijven de gegevens van de Klant van haar. Hixly stelt ze op verzoek binnen 30 dagen na beëindiging beschikbaar als export. Daarna gelden de bewaartermijnen uit artikel 5 en de verwerkersovereenkomst.
8. Beschikbaarheid
Hixly streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het platform. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd. Het uptimepercentage dat Hixly op de website vermeldt, is een historisch gemiddelde van de gemeten beschikbaarheid en geen garantie voor de toekomst.
9. Gegevensbeheer en beveiliging
De Klant behoudt te allen tijde eigendom over zijn gegevens. Hixly verwerkt deze gegevens uitsluitend om de dienst te leveren.
De technische beveiligingsmaatregelen zijn beschreven in de privacyverklaring.
Hixly treedt op als verwerker voor de gegevens die de Klant in het platform invoert. De afspraken over de verwerking van persoonsgegevens (verwerkersovereenkomst) staan in de verwerkersovereenkomst onderaan deze voorwaarden. Welke gegevens Hixly verwerkt en met welke partijen, staat in de privacyverklaring.
10. AI-functies
Hixly gebruikt kunstmatige intelligentie (AI - Anthropic (Claude API)) voor onder meer het controleren en indelen van aanvragen, het matchen van facturen, het analyseren van contracten en het doen van inkoop- en besparingssuggesties. Deze uitkomsten worden automatisch gegenereerd op basis van de gegevens van de Klant en kunnen onvolledig of onjuist zijn. Ze zijn uitsluitend bedoeld als hulpmiddel en vormen geen financieel, fiscaal of juridisch advies. Hixly geeft geen garantie op besparingen of andere resultaten. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van AI-uitkomsten en voor alle beslissingen die hij op basis daarvan neemt.
11. Aansprakelijkheid
11.1 De totale aansprakelijkheid van Hixly beperkt zich tot het bedrag dat er in de drie maanden voor het incident aan kosten bij de Klant in rekening is gebracht. Indirecte schade wordt niet vergoed.
11.2 Hixly is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens en schade door bedrijfsstagnatie.
11.3 Hixly is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit beslissingen die de Klant neemt op basis van AI-uitkomsten, zoals beschreven in artikel 10.
11.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Hixly.
12. Intellectueel eigendom
Het platform, de software en de vormgeving zijn eigendom van Hixly. De Klant krijgt uitsluitend toegang zoals beschreven in artikel 7.
13. Wijzigingen
Hixly behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen wordt de Klant vooraf per e-mail geïnformeerd. Voortgezet gebruik van het platform na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
14. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wij proberen geschillen altijd in onderling overleg op te lossen.
15. Contact
Hixly · Medelsestraat 33, 4005 VB Tiel · KVK 78256674 · btw-id NL003307106B84
Algemene vragen: support@hixly.nl · Privacy: privacy@hixly.nl
Bijlage: Verwerkersovereenkomst
Versie 1.0 · Geldig vanaf 30 september 2026
Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de algemene voorwaarden van Hixly (verwerker) en geldt tussen Hixly en de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) voor zover Hixly bij het leveren van het platform persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant. Met het aanvaarden van de algemene voorwaarden gaat de Klant ook akkoord met deze verwerkersovereenkomst.
1. Onderwerp en duur
1.1 Hixly verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om het platform te leveren zoals beschreven in de overeenkomst, in de privacyverklaring en in de specificatie onderaan deze bijlage.
1.2 Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Hixly persoonsgegevens voor de Klant verwerkt.
2. Instructies
2.1 Hixly verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Klant. Het gebruik van het platform door de Klant, inclusief de instellingen die de Klant kiest, geldt als instructie.
2.2 Hixly verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Een wettelijke verplichting om gegevens te verstrekken meldt Hixly vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.
2.3 Hixly informeert de Klant direct als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG.
3. Geheimhouding
Hixly zorgt ervoor dat iedereen die namens haar toegang heeft tot de persoonsgegevens tot geheimhouding verplicht is.
4. Beveiliging
Hixly neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), inloggen zonder wachtwoord via eenmalige inloglinks, automatisch verlopende sessies, technische scheiding van bedrijfsomgevingen (row-level security), gekoppelde apparaten met een eigen sleutel (alleen als hash bewaard) en optioneel een pincode per medewerker, een audit log en wekelijkse back-ups. De actuele maatregelen staan in de privacyverklaring.
5. Subverwerkers
5.1 De Klant geeft Hixly algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in de privacyverklaring.
5.2 Hixly informeert de Klant minimaal 30 dagen vooraf per e-mail over een nieuwe of vervangende subverwerker. De Klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken; komen partijen er niet uit, dan kan de Klant de overeenkomst opzeggen zonder extra kosten.
5.3 Hixly legt subverwerkers minstens dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst.
6. Doorgifte buiten de EU
Hixly geeft persoonsgegevens alleen door buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor passende waarborgen gelden, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Rechten van betrokkenen
Hixly helpt de Klant, voor zover redelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). Verzoeken die Hixly rechtstreeks ontvangt, stuurt zij door naar de Klant.
Op schriftelijke instructie van de Klant kan Hixly een gebruiker volledig anonimiseren. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en afdeling worden dan gewist, ook in de audit log en in supportmeldingen. Aanvragen, facturen en andere bedrijfsgegevens blijven bestaan, maar zijn niet meer tot die persoon te herleiden. De Klant ziet de anonimisering terug in de audit log.
8. Datalekken
8.1 Hixly meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij die heeft ontdekt aan de Klant, met de informatie die de Klant nodig heeft om zelf aan haar meldplicht te voldoen.
8.2 Hixly neemt direct maatregelen om de gevolgen te beperken en verdere inbreuken te voorkomen.
8.3 De Klant beslist zelf of de inbreuk wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.
9. Bijstand en audit
9.1 Hixly helpt de Klant, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.
9.2 Hixly stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen. De Klant kan eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van minstens 30 dagen. De kosten van een audit komen voor rekening van de Klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Hixly aantoont.
10. Einde
Tot het einde van de lopende betaalperiode kan de Klant haar gegevens exporteren via het platform (als JSON-bestand, als CSV per onderdeel of als PDF-inkoopoverzicht per jaar). Uiterlijk 90 dagen na het einde van de overeenkomst verwijdert of anonimiseert Hixly de persoonsgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Uit back-ups verdwijnen de gegevens uiterlijk 4 weken later.
11. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid van partijen onder deze verwerkersovereenkomst geldt artikel 11 van de algemene voorwaarden.
Specificatie van de verwerking
• Categorieën betrokkenen: medewerkers en gebruikers van de Klant; contactpersonen van leveranciers van de Klant; andere personen van wie de Klant gegevens invoert (bijvoorbeeld op facturen of in contracten).
• Categorieën persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie of rol, zakelijke adresgegevens, gegevens in aanvragen, facturen, contracten en notities, gegevens over gekoppelde apparaten en wie zich daarop aanmeldde, en gegevens in de audit log. Het platform is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) of het burgerservicenummer.
• Aard en doel: opslaan, ordenen, weergeven, analyseren (ook met AI, zie privacyverklaring sectie 5) en verzenden, om inkoopprocessen van de Klant te ondersteunen.
• Duur: zolang de overeenkomst loopt, plus de termijnen in artikel 10 van deze bijlage.
Het AI-gedreven procurement platform voor het MKB. Beveiligd, modulair en maandelijks opzegbaar.